La gestione del tempo nel coaching

Il tempo, si sa, passa e non è possibile fermarlo.

Capita a tutti di non averne mai abbastanza, nella vita di tutti i giorni ma soprattutto nel lavoro, ed è difficile riuscire a mantenere l'equilibrio quando si vivono giornate con programmi serrati e una lista di cose da fare che sembra non finire mai.

Se sai di cosa sto parlando, ti farà piacere sapere che il coaching offre molte opportunità per affrontare al meglio la gestione del tempo e vivere gli impegni di lavoro e le giornate dense di impegni senza stress.

La gestione del tempo in ambito lavorativo

La gestione del tempo in ambito lavorativo è una componente essenziale per sentirsi in armonia con sé stessi, padroni della situazione, in grado di sopportare gli imprevisti e avere successo.

I processi cognitivi, alcune attività e tecniche specifiche possono aiutarti a gestire al meglio  questa "disciplina", partiamo da alcuni aspetti generali:

• Identificare le distrazioni
• Definire obiettivi SMART
• Pianificare
  
• Delegare
  
• Stabilire priorità e tempistiche
• Motivazione e formazione
  

Seguendo processi e tecniche di gestione del tempo è possibile riprendere il controllo del tempo e più in generale della vita stessa.

Identificare e gestire le distrazioni

La cattiva gestione del tempo è un problema molto comune e dipende da tantissimi fattori, in quanto ha a che fare con le emozioni, la consapevolezza di sé, la capacità organizzativa e la creazione di abitudini più produttive.

Un primo approccio utile può essere quello di identificare e gestire le distrazioni.

Cosa sono le distrazioni?

Le distrazioni sono tutti quegli atti che interrompono il flusso di lavoro e che determinano un rallentamento o uno stop  delle nostre attività principali.

Le distrazioni interne dipendono dal nostro stato d'animo, dalle nostre preoccupazioni, quelle esterne dal contesto, ad esempio rumori molesti, imprevisti, ecc.

In linea generale è bene identificare le distrazioni che si verificano con maggiore frequenza. Una volta identificate sarà più semplice limitarle o renderle inefficaci.

Definire gli obiettivi SMART

Gli obiettivi possono avere caratteristiche e fini diversi, possono essere giornalieri, settimanali, mensili o a lungo termine. La cosa fondamentale è che siano SMART.
S.M.A.R.T. è un acronimo che indica le 5 qualità fondamentali (Specific, Measurable, Achivable, Relevant, Time-based) che rendono un obiettivo focalizzato e concreto, di seguito la traduzione in italiano dei 5 termini inglesi:

• Specifico
• Misurabile
• Raggiungibile
• Rilevante
• Basato sul tempo

Per impostare obiettivi efficaci, è importante che tu sia consapevole delle tue competenze, e che tu acquisisca la capacità di definire e gestire le tempistiche per pianificare al meglio le varie attività.
All'inizio può risultare difficile ma con il tempo e seguendo un percorso di coaching, il processo diventa assolutamente naturale.

Niente paura quindi, se non riesci in prima battuta a pianificare tutto in modo efficiente, sono contemplate pause per aggiustare il tiro e apportare le modifiche necessarie.

Ciò consente di adattarsi alle situazioni impreviste e di rimanere concentrati sugli obiettivi a lungo termine, gestendo le deadline con il turbo e senza stress!

Pianificazione efficace e monitoraggio

Pianificare e identificare le attività più importanti di un progetto permette di gestire il tempo in modo ottimale.
Bisogna calcolare le tempistiche generali, e imparare a gestire tutte le attività correlate, meno importanti ma allo stesso tempo utili o necessarie per il raggiungimento dell'obiettivo finale.

Può esserti utile utilizzare un planning cartaceo o digitale, che ti permetta di stabilire le attività da svolgere a breve e a lungo termine.

Anche il monitoraggio delle attività, dei risultati ottenuti, implica consapevolezza, doti di analisi che devono entrare in campo per affrontare eventuali imprevisti senza ritrovarsi oberati di lavoro.

Delegare per gestire il tempo

Saper delegare è un altro aspetto fondamentale, implica la capacità di riconoscere i propri limiti e la capacità di individuare persone e competenze utili per la realizzazione di una attività specifica,

Dare delle deleghe è fondamentale in un team di lavoro: dopo aver creato delle liste con le attività da svolgere analizza e stabilisci quelle che devi portare assolutamente a termine, quelle da eliminare, da delegare o da rimandare.

In questo modo potrai avvalerti di collaboratori che ti aiuteranno nella gestione del progetto e del tempo.

Analisi e monitoraggio

Non si può parlare di gestione del tempo senza considerare il momento dedicato all'analisi dei risultati.
Per tenere sotto controllo l'andamento e il raggiungimento di un obiettivo  è indispensabile verificare costantemente i  progressi e valutare tempi e azioni da intraprendere.

Motivazione e formazione continua

La formazione continua oltre ad offrire una solida base tecnica nella gestione del tempo aiuta a mantenere forte la motivazione. Acquisendo e sviluppando nuove competenze crescerai professionalmente, avrai nuove opportunità e maggiori soddisfazioni nel lavoro.

La gestione del tempo è un’abilità che si può sempre migliorare e sviluppare, e ognuno di noi può scegliere o adattare tecniche e modalità congeniali.

Non stancarti di esercitarti con costanza per acquisire un metodo efficace che migliorerà strada facendo, fino a renderti padrone assoluto del tuo tempo!